Bras droit de patron, l’assistante de direction (métier à grande majorité féminine) gère les rendez-vous et l’emploi du temps de son supérieur. Elle organise également les déplacements, les réunions, rédige les courriers… Plus qu’une secrétaire, elle assiste véritablement le patron dans la gestion de sa société ou de son service. Métier L’assistante de direction, appelée aussi secrétaire de direction est la collaboratrice d’un directeur ou d’un chef de service. Elle organise le travail administratif et favorise la communication à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. Elle effectue des travaux classiques de secrétariat: frappe, saisit, rédige, diffuse notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites. Elle réceptionne le courrier, organise les rendez-vous, reçoit et filtre les appels téléphoniques. Certaines tâches sont confiées au personnel placé sous sa responsabilité. Elle trie les informations et documents nécessaires au travail du cadre supérieur et transmet les instructions de ce même cadre. Elle peut avoir à organiser des réunions, des conférences, y participer et en rédiger le compte-rendu. Elle peut aussi préparer la prise de décisions, assurer le suivi de ces décisions ou conduire un projet.

CONDITIONS DE TRAVAIL

L’assistante de direction travaille en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique et ses responsabilités peuvent être très importantes. Elle doit gérer simultanément les activités en cours, les nombreuses communications téléphoniques et les rendez-vous, provenant de l’entreprise, de l’extérieur ou du chef hiérarchique. Elle entretient de fréquents contacts aussi bien au sein de l’entreprise qu’à l’extérieur. Elle doit maîtriser micro-ordinateur, télécopie, courrier électronique etc. Les horaires sont généralement réguliers. L’activité peut nécessiter des déplacements occasionnels. L’assistante de direction exerce dans toutes sortes d’entreprises : entreprises privées, publiques ou parapubliques, dans des petites, moyennes ou grandes entreprises.

COMPÉTENCES

Pour de telles missions, vous devez faire preuve de rapidité et d’efficacité dans l’exécution. En plus des compétences dont vous disposez en tant que secrétaire, vous serez appelée à démontrer vos compétences de formatrice bien rodée si on vous sollicite à former des collaborateurs. Ce qui circule à votre niveau mérite de votre part une totale discrétion. Autrement dit, vous devez être un partenaire en qui on peut avoir totalement confiance.

FORMATION

Pour accéder au métier, il faut avoir un BTS assistant de direction, BTS d’assistant secrétaire bilingue. Une formation complémentaire dans un domaine (Deug littéraire, droit économie, etc.)ou encore une licence de ces domaines est très appréciée par les recruteurs.